Cumbres Travel establece las siguientes políticas para organizar y gestionar reservas de servicios turísticos en Perú. Estas condiciones buscan brindar claridad comercial, proteger los compromisos asumidos con los proveedores y mantener una relación transparente con las agencias asociadas.

Las condiciones particulares de cada cotización, confirmación y proveedor deberán comunicarse antes de aceptar la reserva.

1. POLÍTICA DE RESERVAS FIT

Individuales, parejas, familias y viajes privados

1.1. Alcance

Esta política se aplica a reservas individuales y viajes privados con itinerarios personalizados, incluidos alojamiento, traslados, excursiones, visitas guiadas, entradas, trenes y otros servicios terrestres contratados con Cumbres Travel.

1.2. Tarifas y cotizaciones

Las tarifas para agencias se expresarán en dólares estadounidenses (USD), salvo indicación contraria en la cotización.

Las cotizaciones estarán sujetas a disponibilidad y tendrán una vigencia específica, indicada en cada propuesta.

Los precios podrán variar según las fechas del viaje, la categoría y disponibilidad de los hoteles, el número de pasajeros, el tipo de habitación y las condiciones de los proveedores.

Una cotización no constituye una reserva confirmada ni garantiza la disponibilidad de los servicios.

Los servicios incluidos y excluidos deberán estar detallados expresamente en el itinerario o la propuesta comercial.

1.3. Condiciones de pago

Anticipo: 30 % del importe total del programa para iniciar la confirmación de los servicios.

Saldo: 70 % restante, pagadero como máximo 30 días calendario antes de la fecha de llegada.

Reservas solicitadas con menos de 30 días: se exigirá el pago del 100 % para confirmar, sujeto a disponibilidad y a las condiciones de los proveedores.

Los servicios que requieran emisión, compra anticipada o pago inmediato podrán exigir importes adicionales antes de la fecha límite general.

La reserva estará sujeta a confirmación escrita por parte de Cumbres Travel.

Las comisiones bancarias y los gastos de transferencia serán asumidos por la agencia compradora, de modo que Cumbres Travel reciba el importe neto acordado.

Si el pago no se realiza dentro del plazo establecido, Cumbres Travel podrá suspender la gestión, liberar servicios no garantizados o cancelar reservas pendientes, previa comunicación a la agencia y conforme a las condiciones aplicables.

1.4. Política de cancelación FIT

Las solicitudes de cancelación deberán enviarse por escrito. Se aplicará la siguiente escala sobre el valor total del programa:

Las penalidades generales no sustituyen las condiciones particulares de los proveedores. Los importes no reembolsables efectivamente comprometidos podrán aplicarse cuando superen la penalidad general, sin duplicar cargos por un mismo concepto y de acuerdo con las condiciones previamente comunicadas y aceptadas.

La fecha de recepción de la solicitud escrita por Cumbres Travel será la referencia para determinar el plazo de cancelación.

1.5. Servicios no reembolsables

Los siguientes servicios pueden estar sujetos a condiciones de no reembolso, cambio o devolución parcial:

Boletos aéreos emitidos.

Boletos de tren hacia o desde Machu Picchu.

Entradas a Machu Picchu, Huayna Picchu y otros sitios con cupos limitados.

Permisos, entradas y actividades sujetas a emisión o compra anticipada.

Hoteles, transportes, excursiones y otros servicios con tarifas no reembolsables.

Cualquier servicio cuya política del proveedor establezca expresamente restricciones de devolución.

Las condiciones concretas dependerán del proveedor, de la tarifa contratada y de la normativa aplicable. Cumbres Travel informará las restricciones relevantes antes de confirmar la reserva.

1.6. Modificaciones de reservas

Las solicitudes de cambio de fechas, nombres, hoteles, excursiones, horarios o itinerarios deberán enviarse por escrito y estarán sujetas a disponibilidad.

Cualquier diferencia de tarifa, penalidad o gasto adicional se comunicará a la agencia compradora antes de proceder, siempre que las circunstancias lo permitan.

Los cambios en boletos aéreos, trenes, entradas y otros servicios emitidos se regirán por las condiciones del proveedor correspondiente.

1.7. Cambios de hoteles y servicios

Las reservas están sujetas a disponibilidad. Si, por falta de espacios, solicitud tardía o circunstancias operativas, no fuera posible mantener un servicio confirmado, Cumbres Travel procurará ofrecer una alternativa de categoría y características equivalentes o superiores.

Si la sustitución implica un coste adicional o una modificación sustancial del servicio contratado, se informará a la agencia para su aprobación antes de realizarla, salvo situaciones urgentes relacionadas con la seguridad o la continuidad del viaje.

1.8. Crédito comercial

Cumbres Travel podrá conceder crédito a agencias recurrentes que hayan sido evaluadas y autorizadas previamente. El límite, plazo de pago y demás condiciones deberán establecerse por escrito.

La concesión de crédito no será automática y podrá suspenderse ante incumplimientos de pago, de acuerdo con las condiciones pactadas.

2. POLÍTICA DE RESERVAS GRUPALES

Grupos desde 7 pasajeros

2.1. Alcance

Se considerará reserva grupal aquella que incluya 7 pasajeros o más bajo una misma solicitud, programa o coordinación de servicios.

Esta política se aplica a circuitos, viajes organizados, delegaciones, grupos privados, incentivos, viajes corporativos y otras operaciones que requieran coordinación conjunta de alojamiento, transporte, excursiones, guías, entradas o cupos especiales.

Las condiciones grupales podrán variar según el tamaño del grupo, la temporada, el destino, la anticipación de la reserva y los compromisos asumidos con los proveedores.

2.2. Cotizaciones y confirmaciones

Las tarifas grupales se cotizarán en USD, salvo indicación contraria.

La propuesta indicará el número de pasajeros considerado, los servicios incluidos, las exclusiones, la vigencia de las tarifas y las condiciones de pago.

Los precios podrán recalcularse si cambia el número de pasajeros, la distribución de habitaciones, el itinerario o las fechas.

La reserva solo se considerará confirmada cuando Cumbres Travel lo comunique por escrito y se hayan cumplido las condiciones de pago correspondientes.

Los cupos de hoteles, trenes, vuelos, entradas, restaurantes y otros servicios no se considerarán garantizados hasta su confirmación efectiva.

2.3. Condiciones de pago grupal

Condiciones generales de pago:

Anticipo inicial: 30 % del importe total del grupo para iniciar la confirmación.

Saldo: 70 % restante, pagadero como máximo 30 días calendario antes de la llegada.

Reservas grupales confirmadas con menos de 30 días: se exigirá el pago del 100 % para confirmar, sujeto a disponibilidad y condiciones de proveedores.

Los proveedores que exijan depósitos superiores, pagos por etapas o liquidación anticipada podrán requerir condiciones particulares, que se comunicarán a la agencia antes de aceptar la reserva.

Los gastos y comisiones bancarias serán asumidos por la agencia compradora.

Para grupos grandes, temporadas altas, fechas festivas o servicios con cupos limitados, Cumbres Travel podrá establecer un calendario de pagos específico en la cotización.

2.4. Lista de pasajeros y distribución de habitaciones

La agencia compradora deberá entregar dentro del plazo indicado por Cumbres Travel:

Lista de pasajeros con nombres completos según sus documentos de viaje.

Distribución de habitaciones y tipos de ocupación.

Fechas de llegada y salida.

Datos de vuelos y horarios cuando correspondan.

Requerimientos alimentarios, de movilidad o de asistencia que deban comunicarse a los proveedores.

Los cambios posteriores estarán sujetos a disponibilidad y a los posibles cargos de hoteles, aerolíneas, trenes y demás proveedores.

La agencia será responsable de revisar la exactitud de la información entregada.

2.5. Política de cancelación grupal

Por el compromiso de cupos y servicios coordinados, se aplica la siguiente escala general:

La escala deberá especificarse y aceptarse en la cotización grupal antes de confirmar la reserva. Las penalidades de proveedores, depósitos no recuperables, cupos bloqueados y servicios emitidos podrán tener condiciones propias.

Cuando los costes no recuperables superen la penalidad general, podrán aplicarse conforme a las condiciones particulares comunicadas y aceptadas, sin duplicar cargos por el mismo concepto.

2.6. Reducción del número de pasajeros

La reducción parcial de un grupo no se considerará automáticamente una cancelación total, pero podrá modificar el precio por persona y generar gastos adicionales.

Los servicios contratados podrán tener mínimos de pasajeros o costes fijos.

La reducción de habitaciones, transportes, guías, entradas u otros servicios estará sujeta a las condiciones de cada proveedor.

Si la reducción afecta a la tarifa acordada, Cumbres Travel podrá recalcular el importe del programa.

Las penalidades por pasajeros cancelados se determinarán según el plazo, los servicios comprometidos y las condiciones aceptadas en la cotización.

2.7. Cambios de nombres e itinerario

Los cambios de nombres, fechas, hoteles, rutas o excursiones deberán solicitarse por escrito.

Cumbres Travel revisará la disponibilidad y comunicará los costes o limitaciones correspondientes. Los cambios en boletos aéreos, trenes, entradas y otros servicios emitidos se regirán por las reglas de sus respectivos proveedores.

2.8. Sustitución de servicios

Si un hotel, transporte, guía, excursión o visita no pudiera prestarse por falta de disponibilidad o por circunstancias operativas, Cumbres Travel procurará ofrecer una alternativa de categoría y características equivalentes o superiores.

Los cambios que generen costes adicionales o alteren sustancialmente el programa se comunicarán previamente a la agencia compradora para su aprobación, salvo que una situación urgente requiera actuar para proteger la seguridad de los pasajeros o asegurar la continuidad del viaje.

2.9. Crédito comercial para grupos

El crédito solo estará disponible para agencias recurrentes evaluadas y autorizadas por Cumbres Travel. Los plazos y límites serán definidos por escrito.

Las reservas grupales con grandes compromisos económicos, cupos bloqueados o pagos anticipados a proveedores podrán quedar excluidas del crédito, incluso si la agencia dispone de una línea de crédito comercial.

3. POLÍTICA DE RESERVAS DE VUELOS

Solicitudes de emisión aérea sin programa terrestre

3.1. Alcance

Esta política se aplica a las agencias que soliciten exclusivamente la cotización, reserva o emisión de boletos aéreos nacionales o internacionales a través de Cumbres Travel, sin contratar servicios terrestres.

3.2. Cotización y vigencia de tarifas

Las tarifas aéreas y la disponibilidad están sujetas a cambios hasta que el boleto haya sido emitido.

Toda cotización indicará, cuando corresponda, aerolínea, ruta, fechas, horarios, clase tarifaria, equipaje incluido, restricciones, impuestos y precio final.

El precio cotizado no garantiza una tarifa hasta que se cumplan los requisitos de pago y emisión.

Los plazos límite de emisión serán los establecidos por la aerolínea, el sistema de reservas o el proveedor correspondiente.

Si la tarifa cambia antes de la emisión, Cumbres Travel comunicará el nuevo precio a la agencia compradora para su aceptación.

3.3. Condiciones de pago y emisión

El 100 % del importe cotizado deberá estar pagado antes de emitir el boleto aéreo.

La cotización incluirá el cargo de gestión de Cumbres Travel dentro del precio final presentado a la agencia. Cuando se solicite, se podrá desglosar el importe entre tarifa aérea, impuestos y cargo de gestión para facilitar la conciliación comercial.

La reserva o el bloqueo temporal de un espacio no equivale a la emisión de un boleto ni garantiza que la tarifa se mantenga después del plazo límite.

Las comisiones bancarias y los gastos de transferencia serán asumidos por la agencia compradora, de modo que Cumbres Travel reciba el importe neto acordado.

3.4. Nombres y datos del pasajero

La agencia compradora será responsable de proporcionar y revisar los nombres completos y demás datos requeridos para la emisión.

La información deberá coincidir con el documento de viaje aplicable. Los errores deberán comunicarse inmediatamente a Cumbres Travel.

Las correcciones de nombres, cambios de pasajeros o modificaciones de datos dependerán de las reglas de la aerolínea y podrían no estar permitidos o generar cargos adicionales. Cumbres Travel no garantiza que la aerolínea autorice una corrección.

3.5. Cambios, cancelaciones y reembolsos

Una vez emitido el boleto, cualquier cambio, cancelación o solicitud de reembolso estará sujeto a:

Las condiciones de la tarifa adquirida.

Las penalidades y restricciones de la aerolínea.

Las diferencias tarifarias aplicables.

Los procedimientos y plazos de reembolso del proveedor.

Las condiciones del cargo de gestión de Cumbres Travel, comunicadas previamente.

Los boletos promocionales o de tarifas restringidas pueden no permitir reembolsos, cambios o transferencias a otro pasajero.

El cargo de gestión de Cumbres Travel, si corresponde a un servicio ya prestado, no se considerará automáticamente reembolsable. Su tratamiento deberá comunicarse en la cotización y ajustarse a la normativa aplicable.

3.6. Cancelaciones o cambios realizados por la aerolínea

Cuando una aerolínea cancele, reprograme o modifique un vuelo, Cumbres Travel comunicará a la agencia la información disponible y brindará asistencia dentro del alcance del servicio contratado.

Las alternativas, reubicaciones, devoluciones y compensaciones dependerán de las reglas de la aerolínea, la tarifa adquirida y la normativa aplicable. Cumbres Travel no garantiza un resultado que dependa exclusivamente de la decisión del transportista.

3.7. Equipaje y servicios adicionales

La agencia compradora deberá verificar las condiciones de equipaje de mano, equipaje facturado, selección de asientos, comidas, servicios especiales y demás prestaciones incluidas en la tarifa.

Estos beneficios varían según la aerolínea, la ruta, la clase tarifaria y el tipo de boleto. Los servicios adicionales solicitados después de la emisión podrán generar costes.

3.8. Documentación y requisitos de viaje

La agencia compradora deberá verificar que los pasajeros dispongan de documentos de viaje válidos y cumplan los requisitos migratorios, sanitarios y de tránsito aplicables a su itinerario.

Cumbres Travel podrá facilitar orientación comercial, pero los pasajeros y la agencia deberán comprobar los requisitos oficiales correspondientes a sus nacionalidades, destinos y escalas.

3.9. Solicitudes urgentes y emisión fuera de horario

Las solicitudes con plazos de emisión próximos estarán sujetas a disponibilidad y a los horarios de atención y emisión de los proveedores.

Cumbres Travel no garantiza la conservación de una tarifa si el pago o la autorización de emisión no se reciben dentro del plazo establecido.

3.10. Crédito para emisión aérea

Las emisiones aéreas deberán pagarse por adelantado, salvo que exista un acuerdo de crédito específico aprobado por escrito por Cumbres Travel.

La aprobación de crédito para programas terrestres o reservas FIT no implica automáticamente autorización de crédito para boletos aéreos.

4. CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LAS TRES POLÍTICAS

4.1. Moneda y gastos bancarios

Salvo indicación expresa en la cotización, los precios se expresarán en USD. La agencia compradora asumirá las comisiones y gastos bancarios de sus transferencias, de modo que Cumbres Travel reciba el importe neto acordado.

4.2. Confirmación escrita

Las solicitudes, modificaciones y cancelaciones deberán enviarse por escrito a los canales comerciales designados por Cumbres Travel. Una solicitud no se considerará confirmada hasta que Cumbres Travel emita la confirmación correspondiente.

4.3. Disponibilidad y condiciones de proveedores

Los servicios están sujetos a disponibilidad y a las condiciones de los hoteles, aerolíneas, compañías ferroviarias, operadores de transporte, sitios arqueológicos, guías y demás proveedores.

Cuando corresponda, Cumbres Travel comunicará las condiciones particulares de cada servicio antes de la confirmación.

4.4. Fuerza mayor y circunstancias extraordinarias

En caso de fenómenos naturales, huelgas, restricciones gubernamentales, cierres de rutas, emergencias, conflictos, interrupciones de transporte u otras circunstancias ajenas al control razonable de Cumbres Travel, se evaluarán las alternativas disponibles con la agencia compradora.

Los costes, cambios, devoluciones y servicios alternativos dependerán de las condiciones del proveedor, del contrato y de la normativa aplicable. Cumbres Travel comunicará la información disponible y procurará minimizar el impacto en el viaje.

4.5. Responsabilidades de la agencia compradora

La agencia compradora deberá:

Proporcionar información correcta y completa de los pasajeros.

Informar a sus clientes de las condiciones de pago, cancelación, equipaje y documentación aplicables.

Cumplir los plazos de pago acordados.

Comunicar oportunamente cualquier cambio o solicitud especial.

Informar a Cumbres Travel de necesidades de asistencia relevantes para la prestación segura de los servicios.

4.6. Prevalencia de condiciones particulares

Las condiciones específicas de una cotización, confirmación o proveedor podrán complementar estas políticas cuando hayan sido comunicadas y aceptadas por la agencia compradora.

En caso de discrepancia, se revisarán los documentos aplicables y las condiciones aceptadas, respetando la normativa vigente.